Càng ngày, việc quản trị và lưu trữ thông tin trên các tài liệu giấy càng bộc lộ những hạn chế của mình. Trong khi đó, các hình thức quản trị tài liệu thông qua các hệ thống phần mềm quản lý đang trở nên được ưu chuộng bởi sự tiện ích, an toàn và tiết kiệm. Theo dự kiến của các chuyên gia, năm 2016 xu hướng quản trị tài liệu online sẽ bùng nổ mạnh mẽ. Thống kê từ Bộ công thương năm 2015 ở Việt Nam có 3,1 triệu tấn giấy được tiêu thụ, 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy và 70% giao dịch có thể bị thất bại nếu văn bản bằng giấy bị hư hỏng hoặc thất lạc. Theo đó, cách thức lưu trữ thông tin hiện tại (chỉ đơn thuần lưu giữ tài liệu giấy bản cứng) sẽ khiến doanh nghiệp, tổ chức dễ gặp rủi ro kinh doanh nếu tài liệu bị mất hoặc hư hỏng. Quản lý tài liệu theo cách truyền thống Bên cạnh đó, sau nhiều năm lưu trữ, cách lưu trữ tài liệu truyền thống sẽ bộc lộ các điểm yếu như: tốn diện tích lưu trữ, tốn chi phí bảo quản, tà...