CÁC NGUYÊN NHÂN GÂY HƯ HẠI TÀI LIỆU

Ngoài việc lưu trữ tài liệu bằng cách số hóa tài liệu lưu trong các bộ nhớ, thì việc lưu trữ bản gốc bằng giấy cũng rất quan trọng.

Trong kho lưu trữ hiện nay, tài liệu lưu trữ có nhiều dạng: tài liệu giấy, tài liệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm… Tài liệu giấy chiếm khối lượng chủ yếu trong các lưu trữ cơ quan, tổ chức và cá nhân. Đó là loại hình tài liệu truyền thống thường gặp trong các kho lưu trữ.

a) Giấy

Giấy là một lớp mỏng, gồm các loại sợi xen-lu-lô; lig-nin và một số chất khác liên kết chặt chẽ với nhau. Các chất trên được pha chế theo tỷ lệ khác nhau cho ta các loại giấy khác nhau. Mức độ hư hại của giấy thay đổi theo tỉ lệ cấu thành nó. Ngày nay ta thường gặp các loại giấy: in báo, in typô, in bản đồ, giấy đánh máy, giấy vẽ kỹ thuật, giấy cản quang… Về nguyên tắc, loại giấy nào có thành phần xen-lu-lô càng cao thì giấy đó càng bền. Các loại giấy hiện nay có nhiều hoá chất, có độ axít cao có thể sẽ gây ra những phản ứng hoá học với các chất trong môi trường tự nhiên và đó là một trong những nguyên nhân làm hư hỏng tài liệu.

Vì vậy, để công tác bảo quản mang lại hiệu quả cao cần có những quy định từ việc làm những tài liệu lưu trữ bằng các loại giấy có chất lượng tốt, bền và dẻo dai.

b) Mực

Để thể hiện các ký tự, chữ viết, đường nét, hình vẽ trên giấy người ta dùng mực. Mực in do tỉ lệ chất keo nhiều hơn nên trong quá trình đánh máy, in tipô, photocopy mực dễ gắn chặt trên sợi giấy nên ít bị nhòe hay bị bay màu hơn khi bị tác động của ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm. Mực in dùng cho máy Fax rất dễ phai màu, khó bảo quản lâu dài.

Sự kết hợp giữa giấy và mực là hai yếu tố cơ bản để tạo thành tài liệu giấy. Tuy nhiên, trong sự kết hợp đó cũng có những phản ứng vật lý, hóa học nhất định để tạo nên sự kết dính. Sự kết dính đó cũng chịu sự tác động của các yếu tố thời gian và môi trường tự nhiên. Vì vậy, bản thân tài liệu cũng là yếu tố bị phá hoại qua thời gian.

2. Điều kiện tự nhiên

Điều kiện tự nhiên là yếu tố tác động trực tiếp đến đọ bền của tài liệu, điều kiện tự nhiên là một trong những nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu. Đặc biệt nước ta ở vùng nhiệt đới: nằm trên bờ biển Thái Bình Dương có hơn 3.200km bờ biển nên nhiệt độ cao (trung bình trên 20⁰C), độ ẩm cao, nắng nhiều và gay gắt, mưa nhiều, lượng mưa lớn. Ngoài ra, nước ta còn có gió Tây - Nam là loại gió lục địa vừa khô, vừa nóng, lắm bụi, nên bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta rất phức tạp.

a) Nhiệt độ không khí

Nước ta nằm vào khu vực nhiệt đới, nhiệt độ trung bình hàng năm cao làm cho giấy giòn, dễ gãy, tăng nhanh tốc độ phản ứng hoá học, hơn nữa, khí hậu như vậy là điều kiện thích hợp cho côn trùng, nấm, mốc phát triển phá hoại tài liệu. Vì vậy, trong việc bảo quản phải coi trọng chế độ ẩm và nhiệt độ thích hợp đối với từng loại tài liệu, với các loại giấy, chữ viết, mực có tính chất khác nhau.

b) Độ ẩm

Đây là yếu tố phá hoại mạnh nhất đối với tài liệu lưu trữ. Khi tài liệu bị ẩm thì tài liệu sẽ mục dần. Độ ẩm tương đối nước ta trung bình từ 80 - 90%, vùng núi thì độ ẩm càng lớn. Độ ẩm cao tạo điều kiện chất khí trong môi trường và các chất hoá học của tài liệu dễ dàng hoà tan, làm cho chữ viết bị nhoè, mực bị bay màu… Ngoài ra, độ ẩm còn tạo điều kiện cho vi sinh vật, côn trùng, nấm mốc phát triển.Vì vậy, việc chống ẩm được đặt lên hàng đầu trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta.

c) Ánh sáng

Ánh sáng là yếu tố gây tác động quang hoá, làm cho giấy bị vàng, giòn, mực bị bạc màu. Vì trong ánh sáng có tia tử ngoại. Tia này sẽ làm biến đổi cấu trúc của giấy, cấu trúc của phân tử mực và chất kết dính. Trong bảo quản tài liệu lưu trữ ta không nên để ánh sáng chiếu trực tiếp vào tài liệu.

d) Bụi

Bụi cơ khí bám vào tài liệu giấy gây nên cọ sát làm thành các vết xước hư hại tài liệu. Bụi vi sinh vật mang theo nhiều bào tử nấm, môc, côn trùng vào tài liệu. Những bào tử đó khi có điều kiện nảy nở phát triển phá hoại tài liệu.

e) Côn trùng và các loài gặm nhấm

Điều kiện khí hậu nhiệt đới ở nước ta rất phù hợp cho côn trùng sống và phát triển. Côn trùng là kẻ thù nguy hiểm của tài liệu lưu trữ. Những côn trùng mà chúng ta thường gặp là mối, mọt, bọ ba đuôi… Các loài gặm nhấm là gián, chuột, có loại cắn hồ sơ tài liệu, có loại làm hỏng phương tiện bảo quản. Cho nên việc chống côn trùng và các loài gặm nhấm để bảo quản tài liệu cũng là vấn đề lớn của nước ta hiện nay.

Trích nguồn: vanthuluutru.com