Phần mềm quản lý tài liệu cho doanh nghiệp thông minh

Số hóa tài liệu không còn là phương pháp xa lạ đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên để trở thành một doanh nghiệp thông minh thì số hóa là chưa đủ mà cần có phần mềm quản trị tài liệu chuyên nghiệp.

Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để làm gì?

Nếu là một doanh nghiệp lâu năm chắc chắn bạn sẽ hiểu được những rắc rối và hạn chế từ phương thức quản trị tài liệu giấy gây ra. Từ việc lưu trữ cho đến quản lý và khai thác, tài liệu giấy đều gây cản trở cho doanh nghiệp. Theo năm tháng số lượng tài liệu tăng lên nhanh chóng dẫn tời việc tìm kiếm tài liệu khó khăn và tốn nhiều thời gian. Không những thế, việc phải mở rộng kho lưu trữ không phải là chuyện dễ dàng. Tài liệu giấy lại rất dễ bị hỏng và thất lạc trong quá trình tìm kiếm và sự tàn phá của thời gian.

Nếu là một doanh nghiệp mới thành lập thì bạn cũng cần phải biết thực tế mà doanh nghiệp trước gặp phải tìm kiếm cho mình một giải pháp thông minh hơn, hiệu quả hơn giúp cho doanh nghiệp có cơ hội “sống sót” trên thương trường khốc liệt.

(Phương pháp lưu trữ cũ còn nhiều hạn chế)

Phần mềm quản trị tài liệu được sinh ra là để giải quyết tất cả những vấn đề kể trên và là một phương án tiết kiệm lâu dài cho doanh nghiệp.

Phần mềm quản trị tài liệu giúp được những gì cho doanh nghiệp?

Tiết kiệm thời gian: việc tìm kiếm tài liệu trước đây luôn khiến nhân viên trong công ty chán nản vì rất mất thời gian, mất công sức di chuyển và tìm kiếm thì nay nếu sử dụng phần mềm quản trị tài liệu công việc này nhanh hơn gấp hàng tram lần vì nhân viên chỉ cần ngồi trước máy tính và gõ tài liệu cần tìm.

Tiết kiệm chi phí: Chi phí cho không gian lưu trữ và nhân lực cho công tác quản lý tài liệu là không hề nhỏ. Sử dụng phần mềm quản trị tài liệu doanh nghiệp không còn phải lo lắng khi số lượng tài liệu tăng lên chóng mặt hàng năm và phải mở rộng kho lưu trữ nữa bởi phần mềm này có sức chứa khổng lồ.

Giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả: Khi lưu trữ bằng giấy, tài liệu dễ bị hư hại do môi trường hoặc bị thất lạc trong quá trình tìm kiếm, vận chuyển ảnh hưởng đến quá trình hoạt động và thậm chí làm hỏng giao dịch của doanh nghiệp. Khi được lưu trữ bằng phần mềm thì những vấn đề này được giải quyết hoàn toàn vì tuổi thọ của tài liệu là vĩnh cửu.

Phần mềm quản trị tài liệu DocPro

DocPro là phần mền quản lý tài liệu do công ty cổ phần đầu tư thương mai và công nghệ FSI nghiên cứu và phát triển dựa trên công nghệ quản trị tài liệu trên thế giới.

FSI với 10 năm hoạt động và phát triển đã trở thành một trong những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ số hóa hàng đầu Viêt Nam. Trong năm 2015, FSI đã đầu tư nghiên cứu cho ra đời phần mềm quản lý tài liệu thông minh DocPro, với nhiều tính năng ưu việt, giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý, khai thác tài liệu của doanh nghiệp. Từ đó, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ, hiệu quả kinh doanh và năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Phần mềm quản trị tài liệu DocPro vinh dự đạt giải thưởng SAO KHUÊ 2016, SAO KHUÊ 2017 cho phần mềm công nghệ xuất sắc.

Tính năng của phần mềm quản lý tài liệu DocPro:

1. Thu nhận dữ liệu thông tin:

- Nhập và phân loại thông tin

- Bóc tách và nhận dạng tài liệu thủ công, tự động hoặc theo mẫu có sẵn

- Người dùng có thể tự kiểm tra thông tin sau khi đã bóc tách

- Thông tin được bóc tách và nhận dạng được đưa vào kho chứa trung tâm hoặc các kho chứa khác

2. Quản lý tài liệu lưu trữ :

- Dễ dàng tìm kiếm tài liệu bằng các thao tác đơn giản

- Chia sẻ tài liệu được lưu trữ cho một hoặc nhiều người

- Tạo luồng xử lí công việc, theo dõi và phân tích việc thực hiện các luồng xử lí

- Báo cáo thống kê tài liệu và thống kê người dùng

- Sao lưu - phục hồi dữ liệu thủ công hoặc tự động theo lịch trình

- Thông tin của người dùng, tài liệu và hệ thống được bảo mật cao