"số hóa tài liệu" Các năm gần đây, một trong các biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ đã được nhắc đến là số hóa tài liệu và trong xã hội đã manh nha thị trường các dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ. Trong bài viết này, tác giả muốn là rõ khái niệm, nội dung số hóa tài liệu, trong đó có tài liệu lưu trữ và những công việc có liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ.
 |
| Số hóa tài liệu lưu trữ và yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ - P1 |
2. Mục tiêu của việc số hóa tài liệu lưu trữ
Thông qua các công việc cụ thể của việc số hóa dữ liệu, chúng ta mong muốn đạt được các mục đich là xử lý các quy trình nghiệp vụ lưu trữ được tối ưu. Muốn đạt được những mục tiêu đó, các kho lưu trữ phải thực hiện các thao tác thuộc quy trình số hóa tài liệu là chuyển đổi tài liệu lưu trữ dạng thông thường, vẫn quen gọi là tài liệu có “tín hiệu tương tự” (analog) sang dạng tài liệu số, hoặc dữ liệu số (digital). Từ đó, chúng ta đạt được những mục tiêu cơ bản như:
3. Thuận lợi và khó khăn khi số hóa tài liệu lưu trữ
Khi đặt yêu cầu số hóa tài liệu lưu trữ, cũng không nên tuyệt đối hóa một chiều về sự tối ưu của chúng, để chúng ta biết trước các điều kiện nào cần có, để có thể xây dựng được một đề án số hóa tài liệu lưu trữ cho cơ quan mình. Với mục tiêu được đặt ra, ta cần biết được chi tiết những ưu điểm và hạn chế của dữ liệu số hóa.
a) Ưu điểm là:
- Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng. Ưu điểm này bao gồm tổng hoà các thuận tiện trong công tác quản lý, bảo quản, bảo vệ, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ với một ngân hàng dữ liệu số;
b) Những hạn chế cần khắc phục của tài liệu số hóa là:
- Bất tiện thứ hai là dữ liệu số hóa dễ bị sao chép và sửa đổi trái phép. Điều này có thể khắc phục giản đơn đối với những người chuyên làm công tác quản trị mạng, nhưng không giản đơn đối với toàn bộ công chức, viên chức của cả một cơ quan, tổ chức có sử dụng cơ sở dữ liệu số hóa. Với phương pháp bảo vệ dữ liệu ở ba cấp: cấp mạng, cấp cơ sở dữ liệu và cấp người sử dụng, người ta có thể loại trừ được sự bất tiện này. Nhưng một cơ quan đông người, rất khó có thể quản ng cơ quan tổ chức được quyền miễn trừ nguyên tắc này để họ có đủ quyền, kể quyền quản trị cơ slý được từng người ở từng cấp. Ví dụ, cấp độ 3 là bảo vệ dữ liệu ở người sử dụng, một số người troở dữ liệu. Nhưng chính một số cá nhân có quyền quản trị mạng lại sao chép cho riêng mình toàn bộ cơ sở dữ liệu thì sao (?)...
Nhận xét
Đăng nhận xét