Số hóa tài liệu lưu trữ và yêu cầu đặt ra cho ngành lưu trữ - P2

Xuát phát các yêu cầu thực tiễn đặt ra đối với việc số hóa tài liệu lưu trữ cho mỗi ngành. Vậy quy trình số hóa tài liệu và các công việc phải làm khi số hóa tài liệu như thế nào?

Xem phần 1: Số hóa tài liệu lưu trữ và yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ - P1

II. QUY TRÌNH SỐ HÓA TÀI LIỆU

Do mục tiêu số hóa tài liệu khác nhau, mà có thể đặt ra các bước số hóa tài liệu khác nhau phù hợp đối với từng cơ quan, tổ chức. Cục Văn tthư và Lưu trữ Nhà nước đặt ra quy trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm 12 bước theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 với yêu cầu phân loại ảnh và sao lưu ảnh. Nhưng nếu với yêu cầu phổ thông, quá trình thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ chỉ giản đơn có 5 bước là:

Bước 1. Nhận tài liệu lưu trữ đã được lựa chọn để thực hiện số hóa. Việc lựa chọn này là cần thiết, vì không có một cơ quan, tổ chức nào lại có thể số hóa một lần cả kho lưu trữ của mình. Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vào mục tiêu của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ mà các dịch vụ scan tài liệu ngoài sẽ thay đổi theo. Ví dụ, số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, thì tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của pháp luật.

Bước 2. Chuẩn bị tài liệu. Công việc bao gồm:

- Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng các trang tài liệu; Phân loại TL, tách riêng những TL rách, hư hỏng, nếu việc số hóa áp dụng cho các hồ sơ lưu trữ và dùng kỹ thuật scan từng tờ tài liệu. Nếu việc số hóa các tư liệu lưu trữ dạng đóng quyển, thì có thể áp dụng công nghệ mới tiến bộ hơn như Bookscan cho việc số hóa tài liệu lưu trữ.

Bước 3. Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu siêu dữ liệu (metadata).

Đây là bước quyết định nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa. Danh mục tài liệu số hóa được lập và nhúng (gắn) và tài liệu thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn được định trước.

Bước 4. Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa và làm lại những ảnh không đạt yêu cầu.

Bước 5. Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ.

Công việc bao gồm bàn giao tài liệu số hóa và bàn giao tài liệu gốc. Nếu tài liệu số hóa là tài liệu lưu trữ của một Lưu trữ lich sử thì với những văn bản không đóng quyển trong một hồ sơ, việc bàn giao phải được kiểm tra chặt chẽ từng trang tài liệu để bảo đảm đầy đủ như tài liệu ban đầu đã nhận ở bước 1.

III. MỘT SỐ CÔNG VIỆC PHẢI THỰC HIỆN ĐỒNG THỜI KHI THỰC HIỆN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1. Chọn định dạng các file ảnh.

Định dạng file là những phần mở rộng ở cuối một tên file (đuôi file), biểu thị file đó thuộc định dạng nào.Thông tin đuôi file được hệ điều hành sử dụng để mở ra chương trình phù hợp. Ví dụ: *.txt là loại file chữ viết và được xử lý bằng một chương trình văn bản tương ứng.Các định dạng file ảnh khác nhau mang lại dung lượng ổ đĩa, cũng như chất lượng ảnh khác nhau.Các định dạng phổ biến được áp dụng cho file dữ liệu ảnh là: JPEG, TIFF, GIF, PNG, RAW... Mỗi định dạng này đều có những ưu thế và những hạn chế riêng. Tính năng và cách lựa chọn một định dạng cho một khối tài liệu số hóa, đề nghị độc giả tự nghiên cứu, vì lý do hạn chế trang viết của một bài báo, nên chúng tôi xin không viết ra ở đây.

2. Chọn vật mang tin để quản lý tài liệu số hóa.

Vật mang tin là các phương tiện lưu giữ và truyền đạt thông tin trên mọi chất liệu từ khi có chữ viết đến nay như đất nung, đá, vỏ, lá cây, lụa, mai rùa, tre, giấy... Với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, đã xuất hiện thêm tài liệu công nghệ mới, tài liệu nghe nhìn hiện đại, như đĩa CD, CD-ROM, DVD, băng từ, video, vi phim, vi phiếu, ổ cứng máy tính, v.v...thì điều quan tâm nhất của công tác lưu trữ tài liệu là độ bền của từng loại vật mang tin.

Với khả của cơ quan là chủ sở hữu tài liệu, mỗi một dự án số hóa tài liệu đều chọn vật mang tin thích hợp để quản lý các dữ liệu số của mình.

3. Thiết lập hệ thống siêu dữ liệu

Siêu dữ liệu (Metadata) là thông tin mô tả nội dung của tài liệu số hóa, mà người làm lưu trữ vẫn quen gọi là thông tin cấp II tài liệu lưu trữ. Siêu dữ liệu là dữ liệu để mô tả dữ liệu, hoặc dữ liệu về dữ liệu. Khi dữ liệu được cung cấp cho người dùng cuối, Siêu dữ liệu sẽ cung cấp những thông tin cho phép người quản lý tin và dùng tin hiểu rõ hơn bản chất của dữ liệu mà họ đang có. Cụ thể, những thông tin này giúp cho người dùng tin tìm ra được tài liệu mà họ đang cần và giúp họ hiểu những thông tin khác có liên quan. Với sự tối ưu của Siêu dữ liệu, nên có độc giả còn nói là "bể chứa thông tin về dữ liệu”. Thông qua Siêu dữ liệu, độc giả có thể nhận biết từng chi tiết kỹ thuật như: kích thước cơ bản của cơ sở dữ liệu, danh mục nghiệp vụ của những loại dữ liệu khác nhau. Những mô tả này hướng dẫn người dùng tin tìm đúng loại dữ liệu, qua đó, giúp họ hiểu được ý nghĩa của dữ liệu và phương pháp tiếp cận chúng.

xem thêm tại :  

http://sohoatailieu.com/vi/news//so-hoa-tai-lieu-luu-tru-va-yeu-cau-thuc-tien-dat-ra-cho-nganh-luu-tru-p2